本題に入る前に、今朝自分のフェイスブックに書いたことを、ここでも重複掲載する。

国が19日にLIFE関連通知を発出しているが、それをよく読むと「4月からLIFEの利用を開始する場合は、3月25日までに利用申請を行う必要がある」と書いてある。ということで3/25までに登録すれば4月から加算算定に間に合うということで、あとひと月余裕があることが分かった。しかし今日まで登録しておけば来月初めに利用案内が送られてくるため、準備期間を長く取れる。データ提出作業に精通しておくためには、今日までに登録を済ませた方が良いのではないだろうか。登録がお済でない事業者は、今日中にサックリ作業を済ませたいものだ。登録だけなら簡単作業なので、どうぞお忘れなく・・・。

さて本題に移ろう。

3年に一度の介護報酬改定は、新しい改定内容を理解するのも大変だが、もう一つ大変であり、かつ避けられない業務として、利用者全員から利用料金等の変更同意を得なければならないということがあった。

これは意外と大変な作業で、利用者もしくは家族全員に、一人一人改定内容等を説明するのではあまりに大変なので、『利用料金等の変更についての説明会』を開催して、その場で変更同意書に署名・押印いただくようにしているところが多いだろう。

しかし1度しか行わない説明会に、利用者全員の家族等が参加してくれるとは限らず、説明会も複数回行って、なおかつそこに来れない家族には個別で説明して同意をいただき、何とか4月料金の請求までにその作業を終えている介護事業者が多かったのではないだろうか。僕が総合施設長を務めていた社福では、そんな風な光景が3年に一度見られていた。

そのため報酬改定のあった年度当初の担当職員は、2月に報酬単価が出た後に変更同意書の作成作業にかかり、解釈通知等で変更同意書の内容に間違いがなかったかを確認する必要があった。そのため通知とQ&Aが出されるのを今か今かと待ちながら、それを確認した後に、説明会のセットなどで2月後半から4月末に掛けて、大変忙しい思いをしていた記憶がある。

しかし2021年度の介護報酬改定からは、新ルールに基づいてその業務が少しだけ簡素化することができる。そのことを利用しない手はないのである。

1/18の介護給付費分科会・資料1の42頁に示されているように、省令改正により、書面で説明・同意等を行うものについて、電磁的記録による対応を原則認めることとすることが決まっている。さらに利用者等の署名・押印について、求めないことが可能であること及びその場合の代替手段を明示するとともに、様式例から押印欄を削除するとしている。

これらの方針を国が示したことで、今後は重要事項説明の同意・ケアプランの同意もメールでのやり取りで完結することになる。

同時に署名・押印の廃止は国はすでに運用しており、省令改正も4/1からの発効となるので4月からの利用料金の変更同意にも大いに活用できるのである。

根拠のない意見が飛び交う某掲示板では、署名・押印の廃止は公文書の話だから、民間の契約に関する文書にその効力が及ばないようなことが書かれているが、そもそも署名・押印が契約に必要などという法令根拠は存在しておらず、国や公的機関の慣例に則った書式ルールに沿う契約行為等が信頼性が高い行為として認められてきたというだけの話である。よって国の公的文書が署名・押印を求めなくなったことによって、民間レベルの契約等の書式がそれ以上のものを求める必要はなくなるわけだから、メールでの同意で全く問題ない。

しかも現在ではZoomやSkypeという便利なアプリがごく普通に使われているのだからこれも利用できる。料金変更等に関する説明も、Zoom等を利用して動画録画配信すれば、何度も説明する手間が省けるのだ。説明動画のURLをメールで送り、それを視聴して同意いただいた方は、同意しますと返信してもらい、その返信メールを取っておくだけで記録に替わる証拠になり得るのである。

勿論そうしたアプリを使えない人のほか、スマホ対応ができない人、デジタル対応が困難な人も多いだろう。

そういう方についても、同意書・署名・押印は必要としないという方向から物事を考えてほしい。そうであれば例えば、変更内容を書いた文書を郵送して、到着後その内容を読んでいただいた時点で電話をして内容を説明し、「わかりました同意します。」と応答していただくだけで、有効な契約同意になる。この場合は、電話して説明同意を得た記録を支援記録等に残しておくだけで良い。それが実地指導時の証明記録になるのである。

このように料金変更の説明・同意だけのために、わざわざ介護事業者に利用者もしくは家族を呼びつける必要もないことを理解しながら、自分が所属する事業における利用者やその家族にとっては、どういう方法がベストなのかを考えていただきたい。しかしそれはあくまで事業者の都合ではなく、利用者及び家族の都合を優先するという視点と姿勢が求められる問題だ。

事業者の不安解消のために、「ひとまず署名・押印は残そうか」などという馬鹿な考えを持ってはならない。

利用者本位という言葉を本音で唱えているのか、単なる建前としているのかということは、こうした場合の姿勢でわかろうというものである。
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